الشراء/
سياسة المشتريات
منظمة Orokom للاغاثة و
تنمية

1- تعريف المشتريات والمبادئ العامة

تعتمد سياسة مشتريات مؤسسة Orokom على مبدأ ضمان الاستخدام الأكثر فعالية من حيث التكلفة والعقلانية للموارد للسلع أو الخدمات التي من شأنها أن تخدم المنظمة بشكل أفضل على المدى القريب والطويل. يجب أن تضمن السياسة أيضًا إجراء عمليات الشراء بطريقة تتيح المنافسة المفتوحة والحرة إلى أقصى حد عملي. يجب أن يكون الموظفون متيقظين لتضارب المصالح التنظيمي وكذلك الممارسات غير التنافسية بين البائعين التي قد تقيد أو تلغي المنافسة أو تقيد التجارة بطريقة أخرى. يجب تقديم الجوائز لمقدم العطاء أو العرض أو الذي يستجيب عرضه للطلب ويكون أكثر فائدة للمتلقي مع مراعاة السعر والجودة وعوامل أخرى.

يجب أن تكون الإجراءات لتجنب عمليات الشراء غير الضرورية أو العناصر المكررة في مكانها الصحيح في جميع الأوقات. يجب ألا يشارك أي موظف أو وكيل في الاختيار أو منح العقد في حالة وجود تضارب حقيقي أو ظاهري في المصالح. ينشأ تضارب المصالح عندما يكون للموظف أو أي فرد من أفراد أسرته المباشرين ، أو أحد أعضاء مجلس الإدارة أو المنتسبين ، مصلحة اقتصادية أو غير اقتصادية في المشتريات في عمل معين أو الاستعانة بخدمة شخص أو شركة معينة. يجب أن يضمن المشروع عدم إبرام العقود إلا مع الأطراف المسؤولة. في حين أن هذا القسم مخصص لمشتريات المشاريع من السلع أو الخدمات عبر الحسابات الدائنة ، فإن هذا المبدأ ينطبق على جميع معاملات المشروع.

عندما يتم اختيار بائع معين كمورد مفضل بناءً على المورد الأكثر فعالية من حيث التكلفة والكفاءة ، من حيث: الجودة والسعة والتوقيت المناسب والقدرة التنافسية السعرية ، ستتم مقارنة الفواتير المقارنة لنفس السلع والخدمات على أساس سنوي بـ تحديد أهلية المورد المفضل. عادة ، سيتم اختيار مقدم العطاء الذي يقدم أقل عرض ليكون المورد. ومع ذلك ، إذا كانت هناك أسباب محددة وراء التوصية بأقل عرض سعر ، فيجب توثيق هذا التبرير في مقارنة العطاءات.

2- فئات المشتريات

يوضح الجدول التالي مستويات السلطة التي حددها فريق إدارة المنظمة وإجراءات الشراء المطلوبة لكل فئة

	فئات المشتريات
القيمة بالدولار الأمريكي	نوع الالتماس	مفوض من	إذن الشراء
1 دولار≤ القيمة ≤ 1000 دولار	طلب شراء (PR). الشراء المباشر. أمر الشراء (PO). الفواتير ووثائق الدعم.	المدير المالي. مدير المشروع	ضابط اللوجستي
1001 دولار ≤ القيمة ≤ 5000 دولار	طلب شراء (PR). ثلاثة اقتباسات. تحليل عروض الأسعار من قبل القسم اللوجستي. أمر الشراء (PO). الفواتير ووثائق الدعم.	مدير المشروع. المدير المالي.	قسم اللوجستية
5001 دولار ≤ القيمة 20000 دولار	طلب شراء (PR). ثلاثة اقتباسات. تحليل الاقتباسات. أمر الشراء (PO). لجنة المشتريات من ثلاثة أعضاء. الفواتير ووثائق الدعم.	مدير المشروع ، مدير التمويل ، برنامج البلدان المدير.	لجنة المشتريات
20،001 دولار القيمة ≤ 50،000 دولار	طلب شراء (PR). دعوة لتقديم عطاءات. (الإعلان في المواقع الرسمية والبريد الإلكتروني على سبيل المثال NCCI ، إلخ). أمر الشراء (PO) .الحد الأدنى لعدد العطاءات المطلوبة: 5 لجنة العطاءات: لتحصيل العطاءات وتحليلها. لجنة الاستلام: لاستلام البضائع. لجنة المشتريات من ثلاثة أعضاء. – الفواتير والمستندات الداعمة.	مدير المشروع ، مدير التمويل ، برنامج البلدان المدير.	لجنة المشتريات.
50،001 دولار القيمة 150 150،000 دولار	طلب شراء (PR). دعوة لتقديم عطاءات. (الإعلان في المواقع الرسمية والبريد الإلكتروني على سبيل المثال NCCI ، إلخ). أمر الشراء (PO) .الحد الأدنى لعدد المناقصات المطلوبة: 7 قوي لجنة العطاءات: لجنة تحصيل العطاءات وتحليلها.لجنة الاستلام: لاستلام البضائع. لجنة المشتريات من ثلاثة أعضاء. – الفواتير والمستندات الداعمة.	مدير المشروع ، مدير التمويل ، برنامج البلدان المدير.	لجنة المشتريات.

ملحوظة: إذا كان هناك مورد أو مقدم خدمة واحد فقط لسلعة أو خدمة خاصة في المناطق النائية ، فيجب كتابة مبرر واضح حول سبب التعامل مع هذا المورد دون منافسة وأكثر من مرة إذا كان هناك. وتجدر الإشارة إلى أنه قد يكون هناك عدد قليل من البائعين المحتملين في بعض السياقات التشغيلية أو لبعض السلع أو الخدمات المتخصصة. في تلك الحالات ، من المهم توثيق أسباب قبول عدد من العطاءات أقل من العدد الموصى به كما هو مذكور في الجدول أعلاه

3- عملية الشراء

3.1 طلب الشراء (العلاقات العامة)

يجب إكمال طلب الشراء ، الذي يحدد السلعة (السلع) المحددة أو الخدمة (الخدمات) المطلوبة ، من قبل موظفي المستخدم وتقديمه إلى مدير البرنامج المناسب للموافقة عليه. سيتم تقديمها لاحقًا إلى قسم الحسابات مع جميع الوثائق الداعمة المناسبة للدفع.

3.2 أمر الشراء (PO)

يتم تقديم طلب الشراء المعتمد والاقتباس من المورد المحدد إلى قسم الشؤون المالية لإكمال طلب الشراء. يتم إرسال طلب الشراء الأصلي إلى البائع لتأكيد الأمر ، كما هو مطلوب.

يتم الاحتفاظ بنسخة واحدة مع القسم الذي أصدر الأمر. تبقى نسخة لدى مكتب الحسابات في انتظار السداد الكامل وتسليم السلعة (السلع) أو الخدمة (الخدمات). فقط بعد استلام البضائع ومعاينتها ، يتم تقديم طلب الشراء مع مستندات الدعم (الفاتورة ، إشعار التسليم) إلى المحاسب لدفع المبلغ الكامل أو النهائي.

• طلبات العنوان إلى مدير البرنامج للموافقة عليها. أساس الموافقة هو التأكد من أن السلع المطلوبة مطلوبة وضمن نطاق المشروع.
• الموافقة على طلب المدير المالي للتحقق من الأموال المتاحة من الموازنات الحالية والبنود المالية

4- طلب عروض الأسعار والمزايدات

طلب عرض أسعار (RFQ): هو مستند بسيط يتم إرساله إلى موردين معروفين يطلبون معلومات عن السعر والتسليم ويستخدم في الحالات.

4-1 Bids: Hereunder, all bid procedures

4-1-1. الدعوة إلى تقديم عطاءات أو مناقصة هي وثيقة استدراج عروض رسمية ، تُستخدم بشكل خاص لشراء سلع بقيمة تقديرية تبلغ 5000 دولار أو أكثر.

4-1-2. يجب أن تقوم لجنة المشتريات بإعداد قائمة مختصرة بالعطاءات المؤهلين. يجب أن تحتوي هذه القائمة المختصرة على معايير التقييم والمقارنة بين مقدمي العطاءات.

4-1-3 يجب الإعلان عن المناقصة المفتوحة وبالتالي فهي مفتوحة لجميع مقدمي العطاءات المهتمين.

تقدم العطاءات في مظاريف مختومة.

4-1-5 لا يجوز تقديم العطاءات إلا باليد أو بالبريد وتبقى مغلقة حتى فتح العطاء.

4-1-6 يجب أن يكون وقت العطاء لأي نوع من أنواع الالتماس كافياً للسماح لجميع مقدمي العطاءات بالمشاركة. يعتمد الوقت الفعلي المسموح به على مدى تعقيد المواصفات وحركة المستندات فضلاً عن مدى إلحاح المتطلبات.

4-1-7 فترة المزايدة: حسب الحاجة الملحة للمتطلبات ، يجب ألا تقل عادة عن خمسة أيام عمل. في حالات المواصفات المعقدة ، قد يلزم تمديدها إلى شهر واحد.

4-2     Bid Opening:

• يجب أن تكون علنية للمناقصين.
• يجب فتح العطاءات في الوقت والمكان المذكورين في الشروط السابقة.
• يتم النظر فقط في العطاءات الموضوعة في مظاريف مختومة
• عند الوصول ، يجب ختم كل مظروف بتاريخ ووقت الوصول وحفظه في مكان مغلق.
• لن يتم النظر في العطاءات المتأخرة ويجب إعادتها دون فتحها إلى مقدم العطاء. ولكن ، مع ذلك ، يتم استلامها بعد الموعد النهائي لاستلام العطاء بسبب مشكلة داخلية داخل Orokom أو بسبب تأخير خارج عن سيطرة مقدم العطاء. قد يتم النظر في العطاء وفقًا لتقدير مدير البرنامج إذا لم يتم المساس بسلامة عملية الشراء.
• يجب أن تكون لجنة من ثلاثة موظفين يشكلها المدير حاضرة في مرحلة فتح العطاء. تقوم اللجنة بجمع وتقييم عروض الأسعار والمناقصات وتقرر الموردين والمقاولين الناجحين.

4-3 Bid Evaluation: 

يجب على اللجنة تقييم العطاءات المقدمة بناءً على العديد من العوامل. هذه العوامل هي ؛ السعر والعملة.

موعد التسليم.

جودة الخدمة الجيدة.

قبول طريقة الدفع المناسبة لـ Orokom.

شروط وأحكام الضمان وصيانة المنتج وتوافر قطع الغيار.

يتم اقتراح ترسية العطاء الأقل تقييمًا والذي يفي بالمواصفات الفنية.

يجب تعبئة ورقة تقييم العطاء وتوقيعها من قبل اللجنة وتقديمها.

5- Contracts. 

يجب استخدام عقود الشراء المكتوبة لإضفاء الطابع الرسمي على كل عملية شراء. يجب أن يغطي العقد طبيعة المنتجات أو الخدمات التي يتم شراؤها ، والكمية المقدمة ، وسعر العقد ، والمدة ، وشروط العقد ، وشروط التسليم والدفع ؛ التفاصيل الكاملة للمورد (الاسم ، العنوان ، رقم الهاتف).

6- استلام البضائع

يتم تعيين مسؤول مسؤول من قبل مدير البرنامج بالتشاور مع المحاسب الذي يجب أن يكون مسؤولاً عن استلام البضائع / الطلبات والتحقق من التسليم وفقًا لأمر الشراء. يجب تسجيل جميع البضائع المستلمة في إشعار استلام البضائع. سيتم تمرير إشعار البضائع المستلمة مع أمر الشراء إلى إدارة الشؤون المالية لتقديمها أو الدفع.

7-الدفع

يجب على المدير التنفيذي أن يصرح بجميع المدفوعات في / أو في المكتب الرئيسي بينما يقوم مديرو الفروع المبرمجين بتفويض تلك المدفوعات في الفروع.

يقوم أمين الحسابات بإعداد إيصال الدفع ويخصص رقم الإيصال (والذي يجب أن يكون رقم الشيك ويجب أن يتم حفظه بالترتيب الزمني) عند التحقق من أن الفاتورة الأصلية تمثل المعلومات الصحيحة والإضافة الصحيحة وتتوافق مع أمر الشراء وإيصالات التسليم من المورد.

يجب على موظف آخر التحقق للتأكد من أن التفاصيل المتعلقة بإشعار التسليم ، وإشعار البضائع المستلمة ، وأمر الشراء والفاتورة جميعًا تتفق قبل الشروع في إعداد الدفع. لتجنب إمكانية تكرار المدفوعات ، سيتم ختم جميع الفواتير التي تمت معالجتها بختم “معالجة” أو “مدفوعة”. يجب أن تكون جميع المدفوعات حيثما كان ذلك ممكنًا عمليًا عن طريق الشيكات ، خاصةً تلك التي تزيد عن المعادل المحلي البالغ 500 دولار أمريكي. سند الدفع ، استلام التقارير عند الاقتضاء ، الفواتير ، مذكرات التسليم ، أوامر الشراء المعتمدة وطلبات الشراء. لن تكون مدفوعات عقود الخدمة مصحوبة إلا بطلب وفاتورة وأي معلومات مطلوبة موثوقة

بمجرد اكتمال المعاملة ، يتم تقديم قسيمة الدفع مع طلب الشراء والفاتورة والعدد المطلوب من عروض الأسعار ونسخة من الشيك معًا.

بالنسبة للمعاملات التي لا تتضمن شيكًا بما في ذلك استلام الحوالات البنكية والتحويلات داخل الحساب وتسويات السفر والشيكات الملغاة والرسوم المصرفية ، يصدر أمين دفتر الحسابات إيصال دفتر اليومية ويعين رقم إيصال ويرفق المستندات الداعمة للمعاملة.

وبالمثل ، يجب الموافقة على جميع هذه المعاملات والموافقة عليها من قبل المحاسب.

8- سياسة آمنة

يجب أن تحتوي جميع الفروع / المركز على صندوق نقدي قابل للقفل أو خزنة لحفظ النقود. يجب حفظ ما يعادل 2000 دولار أمريكي محليًا في الخزنة طوال الليل.

يجب على المنظمة التأكد من أن جميع الأرصدة النقدية الكبيرة في المبنى مؤمنة بشكل كاف / شامل.